Neulich beim Steuerberater: Über das Speichern und

Neulich beim Steuerberater:

Über das Speichern und ausdrucken von Belegen

Auf einem Stammtisch für Selbstständige unterhalten sich zwei Unternehmer über das Sammeln und Speichern von Belegen für ihre Steuererklärung.

Genervt berichtet Herr Altmann von schweren Akten, die er auf dem Weg zum Steuerberater mit sich herumschleppen würde. Alles muss ausgedruckt, passend sortiert und abgeheftet werden. Dazu habe er einfach keine Lust mehr.

„Also ich mache das alles nur noch online“, wirft Herr Neuhausen ein.

Herr Altmann fragt interessiert nach: „Ja geht das denn so einfach? Bei mir werden alle meine Belege noch hinter die Kontoauszüge geheftet, auch die digitalen Rechnungen.“

„Aber natürlich geht das! 99% meiner Belege flattern papierlos zu mir rüber. Laut meinem Steuerberater wird alles einfach digital gespeichert, ohne diese noch gesondert auszudrucken.“, erklärt Herr Neuhausen seinem Gesprächspartner.

Erfreut ruft Herr Altmann: „Das ist ja unglaublich! Und ich lösche sogar noch alle digitalen Rechnungen, nachdem ich sie ausgedruckt habe.“

„Teurer Freund, damit bist du tatsächlich nicht mehr auf dem neuesten Stand! Gemeinsam mit meinem Steuerberater sammle ich alle Belege in einer sogenannten Cloud. Dank seiner Software sichert er alle Nachweise zu einem guten Preis und verknüpft sie über eine Schnittstelle mit der Buchhaltung für das Finanzamt. Damit sind sie nicht nur gespeichert, sondern können auch nicht mehr verändert werden. Denn darauf kommt es an“ ergänzt Herr Neuhausen seine Ausführungen.

Sein Tischnachbar hakt weiter nach: „Würde es denn auch reichen, alle Belege als PDF zu sichern?“

Dies verneint Herr Neuhausen. „PDF Dateien kannst du sehr leicht jederzeit verändern. Du bist verpflichtet:

a. sicherzustellen, dass deine Belege nicht mehr verändert werden können oder
b. nachzuweisen, dass jede Änderung entsprechend dokumentiert wird.

Dafür brauchst du ein Dokumentenmanagementsystem.“

„Klingt aber ganz schön kompliziert das Ganze!“
Mit einer selbstbestimmten Geste wischt Herr Neuhausen die Bedenken des Herrn Altmann vom Tisch.

„Du wirst sehen, es ist total simpel. Ich schlage vor, du besprichst das einfach mal in Ruhe mit meinem Steuerberater.“

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